文章の作成や情報整理、アイデア出しなど、仕事の中でAIを使える場面は増えています。
便利そうだから使ってみたいと思っても、「何から始めればいいのかわからない」ということもあります。
最初から多くのAIサービスを試したり、複雑な使い方を覚えたりする必要はありません。
まずは、自分の仕事のどこで使うのか、どこまで任せるのかを決めておくと使いやすくなります。
最初に「何を楽にしたいか」を決める
AIを使うこと自体を目的にすると、いろいろな機能を試すだけで終わってしまうことがあります。
まず、普段の仕事で時間がかかっている作業を考えます。
例えば、
- 長い文章を短く整理する
- メールの下書きを作る
- アイデアを出す
- 会議の内容を整理する
- 資料の構成を考える
- 調べる項目を洗い出す
といった作業です。
最初は一つの用途だけでも構いません。
毎日の仕事で繰り返している作業から試したほうが、AIを使う意味があるか判断しやすくなります。
AIに任せる範囲を決める
AIは、仕事をすべて任せるためだけのものではありません。
下書きだけ作ってもらい、最後は自分で仕上げるという使い方もできます。
例えば文章を書く場合でも、
「完成した文章を作ってもらう」
だけでなく、
「構成案を出してもらう」
「抜けている視点を探してもらう」
「長い文章を整理してもらう」
といった使い方があります。
自分が判断すべき部分と、AIに補助してもらう部分を分けて考えると使いやすくなります。
入力してよい情報の範囲を決める
仕事でAIを使う場合は、入力する情報についても確認が必要です。
普段扱っている資料には、取引先の情報や個人情報、社外へ出すことを想定していない内容が含まれている場合があります。
そのため、仕事の文章をそのままコピーして入力する前に、その情報を外部サービスへ入力してよいのか確認します。
会社や取引先にAI利用のルールがある場合は、そのルールを優先します。
判断できない情報は、固有名詞や具体的な数値などを除いてから利用する方法もあります。
AIの回答をそのまま正しいと思わない
AIは自然な文章で回答するため、内容も正しいように見えることがあります。
しかし、間違った情報や古い情報が含まれる可能性があります。
特に、
- 数字
- 日付
- 人名や会社名
- 製品仕様
- 法律や制度
- 最新情報
などを仕事で使う場合は、元の情報を確認する習慣が必要です。
AIを検索結果や公式資料そのものとして扱うのではなく、作業を補助する道具として考えたほうが扱いやすくなります。
最終判断を誰がするのか決める
AIを使って作業時間を短縮できても、最終的な判断まで任せる必要はありません。
例えばAIが複数の案を出し、その中から自分で選ぶ方法があります。
この使い方なら、ゼロから案を考える時間を減らしながら、自分の判断を残せます。
仕事の結果について判断が必要な部分ほど、人が確認する工程を残しておくほうが運用しやすくなります。
最初から複数のAIを使わない
AIサービスにはさまざまな種類があります。
新しいサービスが登場するたびに試していると、それぞれの使い方を覚えるだけでも時間がかかります。
仕事へ取り入れる段階では、まず一つのサービスを使い、日常的な作業で役立つかを確認する方法があります。
必要な機能が足りないとわかってから、別のサービスを追加しても遅くありません。
道具を増やすことよりも、実際の仕事で継続して使えることのほうが重要です。
よく使う依頼は残しておく
AIを何度か使っていると、同じような依頼を繰り返すことがあります。
例えば、
「この文章を短く整理する」
「箇条書きから文章を作る」
「この内容の確認項目を出す」
といったものです。
うまくいった指示はメモなどに残しておけば、毎回ゼロから考える必要がありません。
ただし、最初から大量のテンプレートを作る必要はありません。
実際に何度も使ったものだけ残していけば十分です。
AIを使わないほうが速い作業もある
すべての仕事をAI経由にすると、かえって手間が増える場合があります。
数行のメールを書くために長い指示を作るより、自分で書いたほうが速いこともあります。
AIを使うかどうかは、作業ごとに判断します。
「AIでできるか」ではなく、「AIを使ったほうが自分の時間を減らせるか」で考えると判断しやすくなります。
小さな作業から試す
仕事でAIを使い始めるなら、最初から仕事の流れ全体を変える必要はありません。
まず、
- 時間がかかっている作業を一つ選ぶ
- AIに任せる範囲を決める
- 入力してよい情報を確認する
- 出力内容を自分で確認する
- 実際に時間が減ったかを見る
という順番で試します。
役に立った作業だけ継続し、効果がなければ元の方法に戻せばよいでしょう。
AIを仕事で使う目的は、AIを使うことそのものではありません。
自分が判断したり、考えたりする時間を確保するために、繰り返し作業や整理作業の負担を減らす。
そのくらいの位置づけから始めるほうが、日常の仕事へ取り入れやすくなります。
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